سلسلة توريد خراطيم الفرامل: فريق واحد يتتبع حاويتك حتى وصولها إلى الرصيف

لا ينبغي أن يتسبب مندوب مبيعات واحد في إجازة بتأخير طلبية خراطيم الفرامل. مع ذلك، هذا ما يحدث بالضبط في معظم المصانع. لقد أشرفت على أكثر من 50 مشروعًا لخراطيم الفرامل ذات العلامات التجارية الخاصة، ويتكرر النمط نفسه في كل مرة: الطلبات التي تتأخر هي تلك التي تُترك حبيسة ذهن شخص واحد.

يصل طلبك. يقوم أحد مندوبي المبيعات بتسعيره، ومتابعته، وشحنه. يبدو الأمر شخصيًا، أليس كذلك؟ إلى أن يأخذ هذا الشخص إجازة لمدة أسبوع، ويتوقف الاستفسار عن المواصفات، فلا يتلقى قسم الإنتاج أي تحديث، ويتأخر وصول الحاوية أسبوعًا. يتكرر هذا مرتين، ويتأخر موعد إطلاق منتجك بهدوء.

يُوزّع المصنع القائم على العمل الجماعي طلبك على خمسة أدوار. يتولى قسم المبيعات الجانب التجاري، ويتولى القسم التقني وضع المواصفات، ويتولى قسم تخطيط الإنتاج وضع الجدول الزمني، ويتولى قسم مراقبة الجودة إجراء الاختبارات، ويتولى قسم الخدمات اللوجستية الشحن. يصمت أحد الأفراد بينما يواصل الأربعة الآخرون العمل. تُعجب فرق التسويق بهذا الأسلوب؛ فالهيكل الذي يُمكن التحقق منه فعليًا يُحدث فرقًا.

اسأل المورد "من سيتولى طلبي إذا كان مسؤول المبيعات الخاص بي غائباً؟" إجابة الفريق تعني أن العملية ستستمر؛ أما إجابة اسم واحد فتعني أنها لن تستمر.

داخل فريق المصنع الحقيقي، يمر طلبك بخمسة أدوار، ويقوم كل دور بتسليم الطلب عند نقطة تفتيش.

1. 1. المبيعات - الشروط التجارية، استلام أمر الشراء، بدء العمل.
   2. الجوانب الفنية - تأكيد المواصفات، مراجعة العينات، تعليمات الإنتاج.
   3. تخطيط الإنتاج - جدولة الفترات الزمنية، وشراء المواد الخام، ومواءمة القدرات الإنتاجية.
   4. مراقبة الجودة - فحص المواد الواردة، وفحص أثناء العملية، واختبار الدفعة النهائية، وتقارير الفحص.
   5. الخدمات اللوجستية - الحجز، والتجميع، ووثائق الشحن، والتتبع.

تم تأكيد المواصفات. تم إرسال العينة. بدأ الإنتاج. اجتازت مراقبة الجودة. تم حجز الحاوية. خمس نقاط تفتيش، وفي كل نقطة يتم تحديثك - ليس لأنك تابعت الأمر، بل لأن هذه هي آلية العمل.

يُوفر لك المصنع القائم على العمل الجماعي خمس نقاط تفتيش، وليس نقطة اتصال واحدة. إذا كنت تسمع من شخص واحد فقط ولا ترى الأدوار الأخرى، فإن "الفريق" مجرد مسمى، وليس هيكلاً حقيقياً.

ثلاثة أشياء يخبرك بها المصنع الجيد دون أن يُسأل.

أولاً، التغييرات في المواصفات أو العمليات التي تؤثر على طلبك. استبدال المواد. تغيير تاريخ الإنتاج. مشكلة في الأدوات. الموردون الذين لا يتدخلون في هذه الأمور يبقونها طي الكتمان حتى تتصل بهم. أما الموردون الذين يعملون ضمن فريق فيبلغون عنها في نفس اليوم.

ثانيًا، نتائج مراقبة الجودة التي تنحرف عن الهدف. سُمك الجدار خارج النطاق المسموح به. قيم الاختبار القريبة من الحد المسموح به - حتى لو كانت لا تزال ضمن المواصفات، يجب أن تكون على دراية بذلك. الموردون الصامتون يفترضون أنك لا تهتم. موردو الفرق يفترضون أنك تخطط وفقًا لظروفهم.

ثالثًا، تغييرات في جدول الشحن. تأخيرات في الحجز. مواعيد التجميع. تغييرات في جدول السفن. وصول حاوية متأخرة خبرٌ يمكنك اتخاذ إجراء بشأنه. أما وصول حاوية متأخرة دون علمك فهو مشكلة لا تكتشفها إلا عند وصولها إلى الميناء.

التواصل الاستباقي هو خيارٌ عملي، وليس سمةً شخصية. اطلب من موردك أن يحدد ما سيخبرك به دون أن تطلب منه ذلك.

سلسلة التوريد القائمة على العمل الجماعي تعمل في كلا الاتجاهين. أربع عادات تساعدك على إنجازها بسرعة.

وجّه الأسئلة إلى الشخص المناسب. لا تطلب من فريق المبيعات الإجابة عن سؤال يتعلق بالمواصفات الفنية، فهذا يُهدر وقت شخصين. أكّد المواصفات والعينات في الموعد المحدد؛ فتأخير الموافقة يُعطّل الإنتاج مهما كانت كفاءة فريق المصنع. عيّن منسقًا واحدًا من جانب المشتري لكي يعرف المصنع من يجب عليه إبلاغه. وشاركهم موعد الإطلاق، حتى يُمكن تخطيط الإنتاج بناءً على تاريخ مُحدد، وليس تاريخًا مُخمنًا.

مهمة المصنع هي التنفيذ. أما مهمتك فهي ضمان استمرار تدفق المدخلات.

يعمل الفريق بأفضل شكل عندما يكون لدى المشتري منسق أيضًا. وجود شخص معين من كل جانب يضمن سلاسة عملية التسليم.

قم بإجراء هذا الفحص على كل طلب. أربع فحوصات سريعة وسؤال مباشر واحد.

• • خريطة جهات الاتصال — هل يمكنك تحديد الأدوار الخمسة التي تتولى معالجة طلبك (المبيعات/التقنية/التخطيط/مراقبة الجودة/اللوجستيات)؟ الهدف: نعم.
  • تحديثات استباقية - هل تلقيت تغييرات في المواصفات، أو انحرافات في مراقبة الجودة، أو تغييرات في مواعيد الشحن دون طلب ذلك؟ الهدف: كل هذه الأمور الثلاثة، في كل طلب.
  • مدى وضوح نقاط التفتيش - هل تم تحديثك عند تأكيد المواصفات، وعينة المنتج، وبدء الإنتاج، واجتياز فحص الجودة، والحجز؟ الهدف: 5/5.
  • مدة الاستجابة - عدد الساعات اللازمة للرد على سؤال تجاري مقابل سؤال تقني. الهدف: تجاري أقل من 24 ساعة، تقني أقل من 48 ساعة مع تحديد مالك معين.
  • اختبار نقطة واحدة - إذا كان مندوب المبيعات الخاص بك غائباً لمدة أسبوع، فهل يستمر طلبك في التقدم؟ الهدف: نعم - تحقق من ذلك مع المورد مباشرة.

هل تقوم بتقييم هيكل فريق أحد الموردين؟ أرسل لنا متطلبات طلبك - سنرشدك خلال عمليات التسليم الخمس وما يجب أن تتوقعه في كل منها.