Цепочка поставок тормозных шлангов: одна команда отслеживает ваш контейнер до причала.

Один менеджер по продажам, находящийся в отпуске, не должен задерживать ваш заказ на тормозные шланги. Однако на большинстве заводов именно это и происходит. Я руководил более чем 50 проектами по производству тормозных шлангов под собственной торговой маркой, и каждый раз повторяется одна и та же закономерность: заказы, которые задерживаются, — это те, которые хранятся в голове одного человека.

Ваш заказ поступил. Один менеджер по продажам составляет коммерческое предложение, отслеживает выполнение, отправляет товар. Кажется, это личный подход, не правда ли? Пока этот человек не возьмет недельный отпуск и вопрос по спецификации не застопорится, производство так и не получит обновления, и поставка контейнера откладывается на неделю. Повторите это дважды, и дата запуска незаметно перенесется.

В командной организации производства ваш заказ распределяется между пятью ролями. Отдел продаж занимается коммерческими вопросами. Технический отдел отвечает за спецификацию. Отдел планирования производства отвечает за график. Отдел контроля качества отвечает за тестирование. Отдел логистики отвечает за доставку. Один человек замолкает — остальные четверо продолжают работу. Маркетинговым командам нравится такая схема; структура, которую можно реально проверить, — это совсем другое дело.

Спросите у поставщика: «Кто обрабатывает мой заказ, если мой контактный менеджер отсутствует?» Ответ команды означает, что процесс продолжается; ответ одного человека означает, что он не будет продолжаться.

В настоящей заводской команде ваш заказ проходит через пять звеньев, и каждое из них передается на контрольной точке.

1. 1. Продажи — коммерческие условия, получение заказа на покупку, начало работ.
   2. Технические аспекты — подтверждение спецификации, проверка образцов, производственные инструкции.
   3. Планирование производства — составление графиков производственных сессий, закупка сырья, оптимизация производственных мощностей.
   4. Контроль качества — проверка поступающих материалов, контроль в процессе производства, тестирование готовых партий, составление отчетов о проверке.
   5. Логистика — бронирование, консолидация грузов, оформление отгрузочных документов, отслеживание.

Спецификация подтверждена. Образец отправлен. Производство запущено. Контроль качества пройден. Контейнер забронирован. Пять контрольных точек, и на каждой из них вы получаете обновление — не потому, что вы сами этого хотели, а потому что таков порядок действий.

В командной работе на производстве у вас пять контрольных точек, а не одна точка контакта. Если вы получаете информацию только от одного человека и никогда не видите других сотрудников, то «команда» — это всего лишь должность, а не структура.

Три вещи, которые хороший завод говорит вам, не дожидаясь вопроса.

Во-первых, изменения в технических характеристиках или технологическом процессе, затрагивающие ваш заказ. Замена материала. Сдвиг даты производства. Проблемы с оснасткой. Поставщики, которые молчат, не сообщают об этом, пока вы не позвоните. Поставщики, работающие в команде, сообщают об этом в тот же день.

Во-вторых, результаты контроля качества, отклоняющиеся от нормы. Толщина стенки за пределами допустимого диапазона. Значения испытаний, близкие к пределу — даже если они все еще находятся в пределах спецификации, вы должны это знать. Молчаливые поставщики предполагают, что вам все равно. Поставщики, работающие в команде, предполагают, что вы планируете свою работу, исходя из их потребностей.

Во-третьих, изменения в сроках доставки. Задержки бронирования. Даты консолидации. Изменения в расписании судов. Задержка контейнера — это новость, на которую можно отреагировать. Незаметная задержка контейнера — это проблема, о которой вы узнаете только в порту.

Проактивное общение — это выбор процесса, а не черта характера. Попросите своего поставщика уточнить, что именно он будет вам сообщать, без лишних вопросов.

В командной цепочке поставок все работает в обоих направлениях. Четыре привычки, которые вам помогут, обеспечат скорость.

Направляйте вопросы соответствующим специалистам. Не просите отдел продаж отвечать на вопросы по техническим характеристикам — это отнимает время у двух человек. Подтверждайте характеристики и образцы в срок; задержка с утверждением останавливает производство, независимо от того, насколько хороша команда завода. Назначьте одного координатора со стороны покупателя, чтобы завод знал, кому нужно сообщать информацию. И сообщите сроки запуска — планирование производства может быть согласовано с известной датой, а не с той, которую они предполагают.

Задача завода — выполнять работу. Ваша задача — обеспечивать бесперебойное движение сырья и материалов.

Команда работает наиболее эффективно, когда у покупателя также есть координатор. Один назначенный человек с каждой стороны обеспечивает четкую передачу информации.

Проводите это для каждого заказа. Четыре быстрые проверки и один прямой вопрос.

• • Карта контактов — можете ли вы назвать 5 ролей, которые обрабатывают ваш заказ (продажи/техническая поддержка/планирование/контроль качества/логистика)? Target: да.
  • Проактивные обновления — получали ли вы изменения в технических характеристиках, отклонения от норм контроля качества и изменения в сроках отгрузки без вашего запроса? Цель: все три, при каждом заказе.
  • Отслеживание контрольных точек — были ли вы в курсе событий на этапах подтверждения спецификации, получения образца, начала производства, прохождения контроля качества и оформления заказа? Цель: 5/5.
  • Время ответа — количество часов, необходимых для ответа на коммерческий вопрос по сравнению с техническим. Целевые показатели: коммерческие вопросы — менее 24 часов, технические вопросы — менее 48 часов с указанием ответственного лица.
  • Проверка по одной точке — если ваш менеджер по продажам отсутствует неделю, продолжает ли ваш заказ продвигаться? Цель: да — уточните напрямую у поставщика.

Оцениваете структуру команды поставщика? Отправьте нам ваши требования к заказу — мы расскажем вам о пяти этапах передачи задач и о том, чего следует ожидать на каждом из них.