Relatórios de terceiros sobre mangueiras de freio: seis linhas para verificar

Um relatório de teste chega à sua caixa de entrada. Vinte páginas, um carimbo, uma assinatura. A maioria dos compradores abre, dá uma olhada no rodapé e arquiva. O rodapé também é a parte mais fácil de falsificar em um relatório e o primeiro lugar que um auditor procura. Portanto, coloque o documento sobre a mesa e leia-o como se fosse uma fatura: linha por linha, começando pelo topo.

Antes de ler qualquer valor de pressão, verifique três coisas: o nome do laboratório emissor, por extenso (não apenas um logotipo abreviado), o número do relatório e se a numeração das páginas se repete continuamente ao longo de todo o documento. Esses três pontos determinam se os valores apresentados merecem sua atenção. Se todos os três estiverem corretos, a próxima pergunta é simples: este relatório testou a mangueira que você está realmente comprando?

O relatório deve especificar o produto, o diâmetro e o comprimento, a quantidade de amostras e a data de recebimento das amostras. Um relatório que mencione apenas "mangueira de freio hidráulico" não comprova nenhuma especificação específica. O diâmetro é mais importante do que a maioria dos compradores imagina. Uma mangueira de 3,2 mm suporta uma pressão mínima de ruptura de 80 MPa, uma de 4,8 mm suporta 60 MPa e uma de 6,3 mm, 50 MPa. Portanto, um relatório emitido para o diâmetro menor não pode ser usado para abranger os diâmetros maiores, e um auditor identificará essa discrepância em poucos minutos. Mesmo o diâmetro de 3,2 mm possui duas versões em nosso catálogo: a maioria suporta 80 MPa, uma versão suporta 70 MPa, e o relatório deve especificar qual versão foi testada.

Assim que a especificação no relatório corresponder ao SKU do seu pedido, verifique qual norma ele cita e qual edição. Os produtos que fabricamos, incluindo os conjuntos de mangueiras de freio hidráulico da nossa linha principal, são produzidos de acordo com as normas SAE J1401 e GB16897, e seu relatório deve citar a mesma estrutura.

Um número de série com ano e o mesmo número sem ano não se referem ao mesmo documento. Leia os itens de teste no relatório ao lado das cláusulas que a norma realmente exige para aquele calibre (e não em comparação com a lista que o laboratório incluiu). Uma edição desatualizada é um problema administrativo, não prova de fraude, mas ainda assim invalidará o relatório em um processo de auditoria. Como uma citação sem edição pode ser interpretada de duas maneiras, um comprador que a ignorar hoje terá que responder por isso na próxima avaliação de fornecedores.

Relatórios, certificados e registros de lote são três coisas completamente diferentes. Um documento de sistema de gestão (ISO 9001, por exemplo) descreve como uma organização funciona. Uma certificação de produto, como um certificado voluntário da CQC ou a certificação de segurança CCC, abrange produtos específicos de acordo com uma norma específica; nosso próprio certificado CQC é uma aprovação de produto, não um registro de gestão da qualidade, e a mesma distinção se aplica às duas certificações do Ministério das Comunicações de 2005 e 2007. Um relatório de teste de lote abrange um lote de produção específico e nada mais. Usar um certificado de sistema de gestão como comprovante dos resultados de testes de produto é o erro mais comum em todo esse processo. Depois de organizar o documento na gaveta certa, resta apenas uma etapa: anexá-lo ao pedido em questão.

Um relatório só é considerado válido em uma auditoria se o pedido o incluir. Inclua nos termos da sua compra quais tipos de documentos devem acompanhar cada lote e de quem devem ser enviados. Mantenha a especificação do relatório perfeitamente alinhada com o SKU do pedido. Defina o período de retenção na cláusula, não em uma promessa verbal: um arquivo que guarda documentos por um ano não poderá responder a uma reclamação feita no segundo ano. E, na chegada, verifique três itens antes de assinar o recebimento do contêiner: a marcação na embalagem, a especificação no relatório e o SKU do seu pedido. Para compradores que buscam uma linha específica de tubos de pequeno diâmetro, a mesma disciplina se aplica a itens como nosso fornecimento OEM de 3,2 mm.

• Qual laboratório emitiu este relatório e para que testes ele está credenciado?
• O relatório indica o diâmetro do furo, o comprimento e o lote, ou apenas a família do produto?
• Qual edição da norma é citada e o número da norma inclui o ano?
• Trata-se de um documento de aprovação de produto, um certificado de sistema de gestão ou um relatório de teste de lote?
• Por quanto tempo o relatório é mantido e vocês podem nos enviar o arquivo referente ao lote exato que nos foi enviado?

Uma coisa que vale a pena fazer esta semana: envie-nos os SKUs que você encomenda com mais frequência e os tipos de documentos que atualmente chegam com cada remessa, e nós responderemos com uma lista escrita dos campos que um relatório por lote deve conter, além da redação da cláusula para os períodos de retenção, pronta para ser incluída em seu próximo pedido de compra.